Capítulo 5

Como conectar o WhatsApp e configurar mensagens automáticas

Aprenda a conectar o WhatsApp da sua barbearia no Genda, entender quais mensagens o sistema manda sozinho (e quando), personalizar o texto de cada uma, ligar e desligar o que não quiser usar, consultar o histórico de envios e resolver o problema mais comum: "o cliente disse que não recebeu nada".

Capítulo 59 min de leitura

Neste capítulo você vai aprender a conectar o WhatsApp da sua barbearia no Genda, entender quais mensagens o sistema manda sozinho (e quando), personalizar o texto de cada uma, ligar e desligar o que não quiser usar, consultar o histórico de envios e resolver o problema mais comum: “o cliente disse que não recebeu nada”.

Antes de tudo: conecte o WhatsApp da sua barbearia

Todas as mensagens automáticas — confirmação, lembrete, avisos, etc. — saem de um número de WhatsApp que é o da sua barbearia. Não existe um número “genérico” do Genda que manda por você: se o seu WhatsApp não estiver conectado, as mensagens automáticas simplesmente não saem.

Como conectar

Vá em Configurações e abra a aba WhatsApp.
No topo da página, você vai ver o card “WhatsApp [da sua barbearia]” com o status da conexão.
Clique no botão de conectar. O sistema oferece dois jeitos de parear seu número, e ele já escolhe o mais prático para o aparelho que você está usando:
- No computador: o botão principal é “Conectar meu WhatsApp” e mostra um QR Code na tela. Abra o WhatsApp no seu celular, vá em Aparelhos conectados(ou “WhatsApp Web”) e escaneie o QR Code.
- No celular: como não dá para escanear a tela do próprio celular com a câmera dele, o sistema já abre direto no caminho por código. Você digita o número de WhatsApp da barbearia e recebe um código numérico para digitar lá no aparelho.
- Os dois caminhos sempre ficam disponíveis: se você está no computador mas prefere o código (ou vice-versa), tem um link menor embaixo do botão principal para trocar de modo.
Depois de escanear o QR Code ou digitar o código, aguarde alguns segundos — a tela atualiza sozinha assim que a conexão é confirmada.
Quando estiver tudo certo, o card muda para “Tudo certo: suas mensagens estão saindo do número [da barbearia]”.

Se travar no meio do processo

Se o QR Code expirar, ou a conexão ficar presa em “conectando” sem nunca terminar, aparece um botão “Recomeçar conexão do zero”. Ele apaga a tentativa travada e gera um QR Code novo. Use sempre que a tela parecer “emperrada” — não adianta ficar tentando escanear o mesmo QR Code várias vezes, ele expira sozinho depois de um tempo (o sistema já renova automaticamente enquanto você espera).

Desconectar

Se precisar desconectar (por exemplo, para trocar de número), clique em Desconectar no mesmo card. A partir do momento em que desconectar, todos os lembretes e confirmações automáticas param de sair até você conectar de novo.

Quais mensagens o sistema manda sozinho

Depois que o WhatsApp está conectado, o Genda passa a mandar mensagens automaticamente nos momentos certos do dia a dia — sem você precisar tocar em nada. Aqui está a lista completa do que existe hoje:

Mensagens para o cliente

Mensagem	Quando dispara	Para que serve
Agendamento Criado	Assim que um agendamento é criado (pelo cliente na página pública ou por você no painel)	Avisa o cliente que o horário foi marcado, e leva o link para ele gerenciar (remarcar/cancelar). Só informa — quem pede confirmação de fato é o lembrete, mais perto da data.
Lembrete — cliente ainda não confirmou	Um tempo antes do horário (você escolhe: 1h, 2h, 4h ou 24h de antecedência)	Lembra o cliente do horário marcado e pede para ele confirmar presença (vem com uma enquete de “✅ Confirmar” / “❌ Cancelar” e o link). Existe só quando a opção “Agendamento já nasce confirmado” está desligada.
Lembrete — cliente já confirmou	Mesmo horário de antecedência configurado acima	Um lembrete mais curto, sem pedir nada — o cliente já confirmou (ou o agendamento já nasce confirmado).
Agendamento remarcado	Sempre que o horário muda — tanto quando você remarca pelo painel quanto quando o próprio cliente remarca pelo link	Avisa a nova data/hora.
Cancelamento	Quando você cancela o horário do cliente	Avisa que o horário foi cancelado. Na mensagem padrão vai junto o link para remarcar.
Resposta quando o cliente confirma	O cliente responde confirmando presença (pelo link ou respondendo o lembrete)	Uma resposta curta de confirmação.
Resposta quando o cliente cancela	O cliente responde cancelando a própria presença	Uma resposta curta confirmando o cancelamento.
Link de agendamento automático (balcão automático)	Um cliente manda mensagem no seu WhatsApp pedindo horário (ex.: “oi”, “quero marcar”, “tem vaga amanhã?”)	Responde na hora com o link da sua página de agendamento, sem você precisar digitar nada. Tem um intervalo mínimo configurável entre dois envios para o mesmo cliente (para não repetir o link toda hora).
Robô de Retenção	X dias depois do último corte/atendimento do cliente (você escolhe quantos dias, de 1 a 365)	Manda uma mensagem convidando quem sumiu a voltar a agendar. Fica na aba Retenção, separada da aba WhatsApp.

Avisos internos (para você, o dono, e/ou sua equipe)

Além das mensagens ao cliente, o Genda também pode avisar você e os profissionais da equipe pelo WhatsApp quando algo acontece na agenda:

Aviso	Quando dispara
Novo agendamento (pela página pública)	Um cliente marca um horário sozinho, pela internet
Horário cancelado	O cliente cancela pelo link (o profissional também é avisado se for você quem cancelar pelo painel)
Horário remarcado	Você remarca um horário pelo painel
Cliente não confirmou	Depois do lembrete, perto do horário, se o cliente ficou em silêncio
Resumo do dia	Todo dia, no horário que você escolher — você recebe a agenda completa, e cada profissional recebe só os horários dele

Cada um desses avisos tem duas colunas para escolher quem recebe: o Dono (o WhatsApp cadastrado nas configurações) e cada profissional (o WhatsApp cadastrado na ficha dele, em Equipe). Se o dono e o profissional forem a mesma pessoa/número, a mensagem é enviada uma vez só, sem duplicar.

Personalizar o texto das mensagens

Cada mensagem automática tem um texto padrão pronto, mas você pode reescrever do seu jeito.

Como editar

Vá em Configurações → WhatsApp.
Encontre a mensagem que quer editar (ex.: “Agendamento Criado”, “Lembrete Automático”).
No editor, você vai ver:
- Chips de variáveis (etiquetas clicáveis) — clique em uma para inserir no texto.
- Um campo de texto onde você escreve a mensagem.
- Duas opções de tom prontas — “✨ Amigável & Humano” e “🎯 Direto & Prático” — que preenchem o texto inteiro de um clique, caso você não queira escrever do zero.
- Um modo “Guiado (Blocos)”, onde em vez de digitar você só marca quais partes quer incluir (saudação, nome do cliente, data e hora, profissional, nome da barbearia, link) e o sistema monta a frase sozinho.
- Uma prévia em tempo real, mostrando como a mensagem vai aparecer dentro de uma bolha de WhatsApp.
Se deixar o campo em branco, o Genda usa a mensagem padrão do sistema — você não precisa preencher tudo.
Clique em Salvar Alterações no topo da página.

O que são as “etiquetas” (variáveis)

Dentro do texto, você pode usar etiquetas entre chaves — como {CustomerName} ou {Date} — que o sistema troca automaticamente pelo valor de verdade na hora de enviar. Por exemplo, {CustomerName} vira “João”, {Date} vira “12/09”, e assim por diante.

As etiquetas disponíveis variam um pouco de mensagem para mensagem, mas as mais comuns são:

Etiqueta	Vira...
`{saudacao}`	“Bom dia”, “Boa tarde” ou “Boa noite”, conforme o horário do envio
`{CustomerName}`	Nome do cliente
`{Date}`	Data do agendamento
`{Time}`	Hora do agendamento
`{StaffName}`	Nome do profissional
`{TenantName}`	Nome da sua barbearia
`{Link}`	Link de ação (gerenciar o agendamento, ou agendar de novo, dependendo da mensagem)

Testando antes de usar

Depois de escrever o texto, você pode mandar um teste para o seu próprio WhatsApp antes de deixar valendo para os clientes:

Preencha seu número no campo de teste (perto do editor da mensagem).
Clique em “Enviar teste”.
Você recebe a mensagem exatamente como um cliente receberia, com as etiquetas já substituídas.

Humanização e proteção contra bloqueio

Para reduzir o risco de o WhatsApp bloquear o número da barbearia por enviar sempre o mesmo texto, o sistema já faz duas coisas sozinho, sem você precisar configurar nada:

Alterna entre “Bom dia”, “Boa tarde” e “Boa noite” automaticamente, conforme o horário.
Se você escrever opções entre chaves separadas por | (por exemplo {confirmado|confirmada}), o sistema sorteia uma delas a cada envio, variando o texto.

Existe também uma opção opcional e desligada por padrão: “Erros de digitação ocasionais”. Se você ligar, o sistema deixa passar, raramente (cerca de 1 em cada 8 mensagens), um pequeno erro de digitação — como tirar um acento — para o texto parecer mais humano, escrito às pressas. Isso nunca acontece em código de verificação, chave Pix ou valores: esses dados sempre saem exatos.

Ligar e desligar cada mensagem

Cada mensagem automática tem um interruptor (toggle) próprio, geralmente no canto do card correspondente, em Configurações → WhatsApp:

Agendamento Criado, Lembrete Automático e Robô de Retenção têm um interruptor grande no topo do card — desligando, o cliente simplesmente não recebe aquela mensagem, e o card some, deixando só o cabeçalho visível.
As mensagens menores (Agendamento remarcado, Cancelamento, Respostas de confirmação/cancelamento, Link automático) têm um interruptor ao lado de cada uma.
Os avisos internos(para o dono e a equipe) são ligados marcando as caixinhas na tabela “Dono” / profissional — desmarcar equivale a desligar aquele aviso para aquela pessoa.

Quando uma mensagem está desligada, a tela mostra um aviso explicando que ela não sai mais.

Histórico de mensagens

Para ver tudo o que o sistema já mandou (ou tentou mandar), vá em Mensagens no menu.

O que você vê

No topo da tela, quatro cartões resumem a situação:

Pendentes — mensagens que ainda vão sair (agendadas ou em processo de envio nesse exato momento).
Enviadas — mensagens que já saíram com sucesso.
Falhas — mensagens que não conseguiram sair (falharam de verdade, ou expiraram sem sair a tempo).
Canceladas — mensagens que foram canceladas antes de sair.

Abaixo, a lista completa mostra cada mensagem com: destinatário (nome do cliente, se tiver ficha, ou o telefone), quando está agendada para sair, o tipo (Confirmação, Cancelamento, Lembrete), um resumo do texto, e o status.

Você pode buscar por telefone, nome do cliente ou trecho do texto, e filtrar por status usando os campos no topo da lista.

Ver detalhes de uma mensagem

Clique no ícone de olho ao lado de qualquer mensagem para abrir os detalhes: status, data de criação, destinatário, tipo, horário agendado, horário de envio (se já saiu) e o texto completo que foi (ou vai ser) enviado.

Cancelar ou forçar o envio agora

Enquanto uma mensagem estiver com status Pendente, você pode:

Enviar agora — clique no ícone de enviar para forçar o disparo imediato, sem esperar o horário programado.
Cancelar — clique no ícone de cancelar para impedir que aquela mensagem específica saia.

Os dois pedem confirmação antes de agir, já que são ações que não dá para desfazer.

A lista se atualiza sozinha

Você não precisa ficar apertando “Atualizar” o tempo todo — a tela verifica novidades automaticamente a cada 15 segundos (enquanto estiver com a aba aberta e em foco). Mas se quiser forçar uma atualização na hora, tem o botão “Atualizar Lista” no topo.

Avisos

A aba Avisos (menu Avisos, ou /admin/avisos) é diferente das mensagens de WhatsApp — ela não envolve seus clientes. É onde a equipe do Genda publica comunicados sobre a própria plataforma: manutenções programadas, novidades, avisos importantes sobre o sistema.

Esses comunicados também aparecem como uma faixa (banner) no topo do painel quando são publicados. Se você fechar essa faixa, ela some daquele navegador — mas o comunicado continua acessível na aba Avisos, junto com o histórico de avisos anteriores já encerrados.

Use essa aba quando quiser conferir se perdeu algum aviso importante da plataforma, ou reler um comunicado antigo.

Quando o cliente não recebe a mensagem

Se um cliente reclamar que não recebeu confirmação, lembrete ou qualquer outra mensagem automática, siga esta ordem:

1. O WhatsApp da barbearia está conectado?

Vá em Configurações → WhatsApp e confira o card no topo. Se estiver desconectado, ou com algum problema sinalizado, nenhuma mensagem automática sai até resolver isso — é a causa mais comum. Reconecte seguindo os passos da primeira seção deste capítulo.

2. A mensagem estava ligada?

Confira se o tipo de mensagem em questão (confirmação, lembrete, etc.) não está com o interruptor desligado em Configurações → WhatsApp.

3. Olhe o histórico em Mensagens

Vá em Mensagens e procure pelo nome ou telefone do cliente:

Se a mensagem aparece como Falha ou Expirada, algo impediu o envio — geralmente é a conexão do WhatsApp que caiu no meio do caminho, ou o número do cliente é inválido.
Se aparece como Pendente, ainda não chegou a hora de enviar — confira o horário agendado.
Se aparece como Enviada, o sistema conseguiu entregar ao WhatsApp; nesse caso, vale conferir se o número do cliente está correto na ficha dele (um número errado ainda mostra “Enviada” do lado do sistema, porque a mensagem realmente saiu — só que para o número errado).

4. O número do cliente está certo?

Um DDD errado ou um número incompleto faz a mensagem falhar silenciosamente. Confira e corrija o telefone na ficha do cliente, em Clientes.

5. Sua cota de mensagens do mês acabou?

Cada plano tem um limite de mensagens automáticas por mês. Se você estourar esse limite, os lembretes param de sair até o ciclo renovar (ou você fazer upgrade de plano). Quando você está perto do limite, aparece um aviso na própria tela de Configurações → WhatsApp e também em Mensagens, mostrando quantas mensagens já foram usadas e quando a cota renova. Se isso for o problema, vale considerar um plano com limite maior.

6. Teste você mesmo

Use o botão “Enviar teste” dentro do editor da mensagem (em Configurações → WhatsApp), colocando seu próprio número. Se o teste chegar, o problema provavelmente está específico daquele cliente (número errado, ou ele bloqueou/silenciou o número da barbearia no WhatsApp dele). Se o teste não chegar, o problema é geral — volte ao passo 1 e confira a conexão.

Perguntas frequentes

Por que minhas mensagens automáticas não estão saindo?

A causa mais comum é o WhatsApp da barbearia estar desconectado. Vá em Configurações → WhatsApp e confira o card de status — sem conexão, nenhuma mensagem automática sai, nem mesmo o teste.

Como conecto o WhatsApp da barbearia no Genda?

Vá em Configurações → WhatsApp e clique em conectar. No computador, escaneie o QR Code pelo WhatsApp do celular em "Aparelhos conectados"; no celular, digite o número e receba um código para inserir no aparelho.

O que acontece se eu escrever uma mensagem sem usar nenhuma etiqueta como {CustomerName}?

Todo cliente recebe exatamente o mesmo texto, sem nenhuma personalização. O sistema avisa isso na tela quando detecta um texto sem etiquetas.

O que é "Agendamento já nasce confirmado"?

É uma opção dentro do bloco de Lembrete: ligada, o cliente deixa de receber o pedido de confirmação — todo agendamento já entra como confirmado, e só sai o lembrete curto, sem pedir nada. Quem quiser cancelar continua conseguindo.

Por que um cliente específico não recebeu uma mensagem mesmo com o WhatsApp conectado?

Confira o histórico em Mensagens: se está como Falha ou Expirada, algo impediu o envio (conexão caiu ou número inválido). Se está como Enviada mas o cliente diz que não chegou, o número cadastrado na ficha dele provavelmente está errado.